Phần mềm QLVB&HSCV (TD-Office) được xây dựng trên nền công nghệ Lotus Note, là một sản phẩm chuyên sâu về công tác quản lý văn bản, chứa đựng hầu hết các tính năng cơ bản và nâng cao cần có trong toàn bộ quy trình tiếp nhận, xử lý và ban hành văn bản. Mục đích nhằm phục vụ và quản lý có hiệu quả các quy trình điều hành công việc, hoạt động tác nghiệp, xử lý, khai thác, trao đổi thông tin tại các cơ quan hành chính. Các quy trình hoạt động sẽ được quản lý và thực hiện thông qua các quy trình xử lý và trao đổi thông tin trên mạng.
Phần mềm QLVB&HSCV (TD-Office) có nhiệm vụ hỗ trợ toàn diện công tác điều hành của lãnh đạo, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ, chuyên viên trong cơ quan và tại các cơ quan đơn vị các cấp thông qua việc quản lý và theo dõi các văn bản đi và đến; xử lý văn bản, giải quyết công việc thông qua HSCV của lãnh đạo, cán bộ, chuyên viên tại các cơ quan; các trao đổi thông tin nội bộ, trao đổi thông tin với các cơ quan, tổ chức, cá nhân trong và ngoài cơ quan.
Đối tượng phục vụ của phần mềm QLVB&HSCV (TD-Office) là các cơ quan, tổ chức, đơn vị hành chính sự nghiệp, doanh nghiệp thường xuyên tiếp nhận, xử lý, phát hành và phê duyệt khối lượng lớn thông tin, công văn, văn bản, giấy tờ; các tổ chức, cơ quan có tổ chức quản lý phân cấp được cung cấp các công cụ mạnh trong công tác quản lý, điều hành tác nghiệp tại cơ quan, phối hợp trao đổi văn bản, giấy tờ (thông tin) với các cơ quan trong cùng cấp, cấp cao hơn về quản lý trên mạng cục bộ (LAN) và mạng diện rộng (WAN).
Phần mềm có các chức năng như: Quản lý các văn bản đi/đến, thực hiện gửi và nhận văn bản với các cơ quan, tổ chức, cá nhân bên ngoài thông qua đường mạng; chức năng tạo lập, quản lý, lưu trữ, luân chuyển xử lý văn bản và hồ sơ công việc của cơ quan; giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết công việc, vụ việc thông qua HSCV; kiểm tra, soát xét nhiệm vụ cần thực hiện của các Phòng/ Ban chuyên môn; hỗ trợ công tác lưu trữ hồ sơ; các chức năng tra cứu, khai thác thông tin; chức năng thống kê và in ấn báo cáo; các chức năng quản trị hệ thống.
Phần mềm được ứng dụng đã mang lại nhiều tiện ích đối với công tác quản lý, điều hành và tác nghiệp của các cơ quan Nhà nước. Lãnh đạo, chuyên viên biết được công việc cần xử lý, các công việc đang theo dõi; thuận tiện trong tra cứu thông tin, tài liệu; kiểm soát được công việc một cách chặt chẽ: cải tiến tốc độ xử lý công việc, theo dõi và đánh giá dễ dàng công việc, chuẩn hóa được các quy trình công việc; nâng cao hiệu quả xử lý công việc (giảm thời gian xử lý, trao đổi), tăng năng suất lao động; giải quyết kịp thời các bế tắc trong quy trình xử lý công việc, theo dõi được tất cả các hoạt động trong quy trình xử lý công việc, đảm bảo tính liên thông dữ liệu, giảm tối đa các rủi ro; điều hành tập trung và giúp ra quyết định nhanh; tiết kiệm chi phí thư tín, điện thoại, in ấn sao chép, không gian lưu trữ; hướng đến một hệ thống thông tin đồng nhất.
Giao diện Trang chủ của hệ thống phần mềm QLVB&HSCV (TD Office)
Giao diện phần quản lý văn bản đến của hệ thống phần mềm QLVB&HSCV (TD Office)
Nhận thức rõ tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, ngay từ năm 2005, tỉnh Bắc Kạn đã bắt tay vào triển khai phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc thí điểm tại một số sở, ngành, UBND huyện/thị xã (nay là Thành phố). Trên cơ sở đó, từ năm 2017, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc được chính thức nâng cấp và nhân rộng phạm vi hoạt động - đưa vào sử dụng tại các tất cả cơ quan đơn vị Nhà nước từ cấp tỉnh đến cấp xã thuộc ba khối: Đảng, Chính quyền, Đoàn thể. Từ khi thực hiện điều hành, chỉ đạo công việc qua phần mềm, mọi thao tác liên quan đến văn bản đều được xử lý trên mạng, công tác quản lý thông tin nội bộ hiệu quả, trao đổi dữ liệu và chia sẻ thông tin một cách dễ dàng. Thông qua mục theo dõi quy trình xử lý, lãnh đạo nắm rõ công việc được giao cho ai xử lý, kết quả xử lý đến đâu, từ đó có sự đôn đốc, nhắc nhở kịp thời. Còn đối với nhân viên, phần mềm giúp dễ dàng tìm kiếm, tra cứu các văn bản liên quan đến công việc đang xử lý; giúp phân phối văn bản nhanh và đơn giản, không phải photo, in ấn, đi lại nhiều lần; tiện lợi trong việc quản lý, tìm kiếm bản gốc; truyền đạt các thông báo, chỉ thị của lãnh đạo tới các đơn vị nhanh chóng, kịp thời.
Tính đến 05/10/2018, thông qua hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc, tỉnh Bắc Kạn đã trao đổi 1.017.106 văn bản qua mạng, giảm thiểu phát tải giấy tờ hành chính theo tinh thần tiết kiệm triệt để, chống lãng phí. Tại nhiều cơ quan đơn vị đã không còn sử dụng máy in trong giải quyết công việc chuyên môn, thay vào đó là các thao tác hoàn toàn trên môi trường mạng, năng suất, hiệu quả công việc tăng lên rõ rệt. Việc triển khai ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành vào xử lý công việc đã và đang tạo nên môi trường làm việc hiện đại gắn với cải cách hành chính, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của các đơn vị trên địa bàn tỉnh, hướng tới xây dựng thành công chính quyền điện tử tỉnh Bắc Kạn./.
