Ngày nay, công nghệ thông tin đã trở thành phương tiện trọng yếu để nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động của nhà nước, sức cạnh tranh của nền kinh tế và sức hấp dẫn của một quốc gia. Việc xây dựng chính phủ điện tử đã trở thành xu thế tất yếu của mọi quốc gia trong quá trình hội nhập. Tập trung xây dựng chính quyền điện tử trên cơ sở đổi mới phương pháp làm việc từ truyền thống sang hiện đại,tận dụng tối đa các tiện ích do công nghệ thông tin mang lại là bước đi đúng đắn nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan công quyền.
Phần mềm một cửa liên thông - một trong những tiện ích của hệ thống chính quyền điện tử tỉnh Bắc Kạn
Cùng với các tỉnh/thành phố trên cả nước, tỉnh Bắc Kạn đang trong quá trình đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, hướng tới xây dựng thành công chính quyền điện tử tỉnh Bắc Kạn. Cùng với việc đầu tư nâng cấp hạ tầng trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh, các ứng dụng được triển khai trên địa bàn như: Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; hệ thống email công vụ; phần mềm một cửa điện tử; hệ thống cổng/trang TTĐT; cổng thông tin dịch vụ hành chính công… đang ngày càng phát huy hiệu quả, đáp ứng yêu cầu quản lý, trao đổi thông tin, điều hành tác nghiệp… nhằm hướng tới thay thế và hiện đại hóa các phương thức quản lý thông tin, giải quyết công việc truyền thống.
Không thể phủ nhận những lợi ích thiết thực mang lại từ việc triển khai chính quyền điện tử. Trước hết, chính quyền điện tử cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết của cơ quan Nhà nước cho người dân/doanh nghiệp, giúp nhanh chóng tiếp cận khối lượng thông tin chuẩn xác một cách tiện lợi. Tiêu biểu có thể kể như dịch vụ công trực tuyến giúp người dân và doanh nghiệp giảm thiểu thời gian chờ đợi và chi phí đi lại khi thực hiện thủ tục hành chính. Điều đó giúp nâng cao chất lượng sống của người dân và cải thiện tiến độ giải quyết công việc, tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, phải kể đến tính minh bạch của nền hành chính do chính quyền điện tử mang lại, với những tiện ích thông qua một hệ thống quản lý tập trung, đầy đủ các nội dung thông tin được số hoá một cách khoa học và bài bản. Ví dụ, khi ứng dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc, tất cả mọi người trong cùng một đơn vị được phân cấp, phân công rõ ràng từng công việc hay nhiệm vụ cụ thể. Lãnh đạo có thể điều hành và quản lý công việc từ xa mọi, lúc mọi nơi, quản lý công việc đã giao một cách rõ ràng, minh bạch chỉ thông qua vài thao tác trên hệ thống. Đồng thời, người quản lý cũng như các nhân viên đều có thể dễ dàng quản lý, tra cứu, tìm kiếm văn bản liên quan đến công việc. Hơn nữa, các thành viên còn có thể theo dõi tiến độ, nắm bắt nhanh chóng các công việc được giao, dễ dàng sắp xếp công việc cũng như nhắc nhở, đôn đốc đưa ra ý kiến cho từng nội dung. Qua đó tiến độ công việc sẽ được theo sát, mọi thông tin sẽ được truyền tải một cách nhanh chóng, kịp thời giúp nâng cao năng suất công việc. Chính vì những lợi ích thiết thực đó, đến nay tỉnh Bắc Kạn đã đưa vào sử dụng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tất cả các đơn vị từ cấp tỉnh đến cấp xã, thuộc cả ba khối: Đảng, Chính quyền, Đoàn thể, với tổng số đơn vị sử dụng là 407. Tất cả các đơn vị đều vận hành có hiệu quả, phục vụ công tác chuyên môn.
Cùng với việc quản lý tập trung, hệ thống chính quyền điện tử còn tạo nên môi trường làm việc hết sức hiện đại, chuyên nghiệp và thân thiện với người sử dụng. Nếu như trước đây, các cơ quan quản lý phải sử dụng cả một hệ thống hồ sơ, sổ sách để quản lý tài liệu thì với các ứng dụng của hệ thống chính quyền điện tử, tất cả những điều đó đều được số hóa bằng sự tương tác không giới hạn không gian, thời gian. Các vấn đề như tìm kiếm hồ sơ, phân công nhiệm vụ… sẽ được giải quyết với thao tác chỉ qua một lần đăng nhập vào hệ thống. Tại đây, mọi người có thể dễ dàng trao đổi ý kiến, thoải mái thảo luận, chia sẻ thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, kịp thời mà không cần phải thông qua bất kỳ một cuộc họp bàn nào.
Các tiện ích của hệ thống chính quyền điện tử còn giúp tiết giảm chi phí, giảm phát tải các loại giấy tờ hành chính với tinh thần triệt để chống lãng phí, trong khi đó hiệu suất công việc lại không ngừng được cải thiện và nâng cao. Chính quyền điện tử tích hợp nhiều tiện ích và phân hệ khác nhau nên người dùng chỉ cần ngồi trước máy tính hoặc sử dụng điện thoại thông minh là đã có thể tác nghiệp, xử lý công việc mà không cần phải đi lại hay kiểm soát. Chính vì vậy, sẽ giúp người dùng giảm thời gian xử lý công việc tối đa. Không những tăng hiệu suất công việc, tiết giảm được thời gian lưu trữ, luân chuyển văn bản, hồ sơ, các hệ thống chính quyền điện tử mà còn giảm được tối đa chi phí văn phòng phẩm như giấy in, mực in, photocopy, đồng thời gia tăng hiệu quả sử dụng tài nguyên chung. Đây là khoản chi phí không hề nhỏ mà hằng năm ngân sách phải chi trả cho hoạt động của các cơ quan Nhà nước
Chính quyền điện tử sẽ cung cấp một nền dịch vụ hành chính nhanh, chính xác hơn, công khai, minh bạch và người dân có thể quan sát việc thực hiện quản lý của Nhà nước. Các tiện ích của chính quyền điện tử là một công cụ giúp cơ quan Nhà nước hoạt động hiệu quả hơn, có khả năng đáp ứng nhu cầu của công chúng về thông tin truy cập và xử lý chúng. Giảm thiểu thời gian cho công dân, doanh nghiệp và người lao động khi truy nhập và sử dụng dịch vụ của chính quyền…
Những lợi ích của chính quyền điện tử mang lại đã khẳng định ý nghĩa thiết thực trong việc đáp ứng ngày càng cao yêu cầu của xã hội. Bởi vậy, bên cạnh sự nỗ lực của hệ thống cơ quan Nhà nước nhằm phục vụ tốt hơn yêu cầu của người dân, mỗi công dân cũng cần tự trang bị cho mình các kiến thức cơ bản về công nghệ thông tin để có thể sử dụng thành thạo các tiện ích do chính quyền điện tử mang lại, giúp cải thiện và nâng cao chất lượng cuộc sống của bản thân, hoà mình với xu thế phát triển chung của xã hội trong thời đại kỷ nguyên số./.
