Tuy nhiên, trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà nước, việc sử dụng hệ thống email công cộng tiềm ẩn nhiều rủi ro, đặc biệt là nguy cơ bị đánh cắp dữ liệu, dẫn đến lộ lọt thông tin, hoặc phát tán virus, mã độc, giả mạo thông tin người dùng với mục đích xấu. Do đó, việc sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ thay cho thư điện tử công cộng là rất cần thiết, không chỉ nhằm nâng cao tính an toàn, bảo mật thông tin mà còn góp phần đẩy mạnh cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử.
Giao diện hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh
Thực hiện Nghị định số 64/2007/NĐ-CP về ứng dụng CNTT trong hoạt động của cơ quan nhà nước và Chỉ thị số 34/2008/CT-TTg của Thủ tướng Chính phủ về tăng cường sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, từ năm 2010, UBND tỉnh đã giao Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị quản lý hệ thống Thư điện tử, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông - Sở Thông tin và Truyền thông là đơn vị trực tiếp vận hành hệ thống thư điện tử của tỉnh.
Tiện ích của hệ thống thư điện tử công vụ Bắc Kạn
Thư điện tử của cơ quan Nhà nước tỉnh Bắc Kạn, các tổ chức đoàn thể là phần mềm ứng dụng phục vụ cho công tác trao đổi thông tin trong cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể nhằm giảm việc lưu hành các văn bản giấy tờ không cần thiết, mang lại hiệu quả cao trong công việc.
Hệ thống thư điện tử của tỉnh được thiết lập và vận hành trên hạ tầng kỹ thuật của mạng tin học của tỉnh Bắc Kạn gồm Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông, mạng nội bộ (LAN), mạng diện rộng của tỉnh và mạng Internet. Hệ thống Thư điện tử tỉnh Bắc Kạn có địa chỉ tên miền là: http://mail.backan.gov.vn. Riêng các đơn vị trong ngành Giáo dục và Đào tạo tỉnh Bắc Kạn được sử dụng hệ thống hộp thư điện tử theo hệ thống tên miền http://mail.backan.edu.vn.
Hệ thống thư điện tử công vụ Bắc Kạn được chia thành hai loại: Hộp thư điện tử dành cho các cơ quan đơn vị sở, ban, ngành, các tổ chức đoàn thể tỉnh và hộp thư điện tử cá nhân dành cán bộ, công chức, viên chức trong các cơ quan, đơn vị.
Hộp thư đơn vị là loại hộp thư đặc biệt dành cho cơ quan Nhà nước được lập ra nhằm trao đổi công tác giữa các cơ quan, đơn vị, địa phương; với địa chỉ có dạng tendonvi@backan.gov.vn (tên đơn vị viết đầy đủ, viết tắt toàn bộ hoặc một phần). Hộp thư cá nhân dùng trong trao đổi công việc chuyên môn giữa các cá nhân trong một đơn vị hoặc giữa các đơn vị, với địa chỉ có dạng tenhodem.tendonvi@backan.gov.vn (họ và đệm viết tắt).
Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh ngoài việc đáp ứng các tính năng và tiêu chuẩn do nhà nước quy định còn có tính bảo mật cao, ổn định. Với giao diện tiếng Việt, ngoài tính năng chính là gửi nhận thư, hệ thống còn có các ứng dụng kèm theo như lập lịch công tác, theo dõi công việc, lưu trữ tài liệu.
Tính đến hết tháng 5/2018, Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông đã tạo lập 5.577 địa chỉ thư công vụ cho các cơ quan, đơn vị khối chính quyền cấp tỉnh và huyện, trong đó có 762 hộp thư đơn vị và 4.815 hộp thư cá nhân.
Thời gian qua, hệ thống thư điện tử công vụ đã được lãnh đạo tỉnh, lãnh đạo các cấp, các ngành quan tâm chỉ đạo, quán triệt triển khai thực hiện tại cơ quan, đơn vị, đem lại hiệu quả cao, rút ngắn thời gian xử lý, trao đổi công việc, tài liệu giữa các cơ quan nhà nước. CBCCVC đã nhận thức rõ vai trò, tiện ích của việc ứng dụng thư điện tử trong trao đổi công việc, gửi và nhận văn bản, tài liệu. Hiện nay, hệ thống thư điện tử đã trở thành phương tiện, công cụ ứng dụng không thể thiếu trong của CBCCVC tỉnh trong thực hiện nhiệm vụ chuyên môn.
Cùng với việc tăng nhanh số lượng hộp thư công vụ cấp mới, kỹ năng ứng dụng, sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của cán bộ, công chức, viên chức trên địa bàn tỉnh ngày một tốt hơn. Hệ thống thư điện tử công vụ được sử dụng thường xuyên, phục vụ hiệu quả hoạt động quản lý nhà nước của các cơ quan trên địa bàn toàn tỉnh.
Những nguyên tắc khi sử dụng hộp thư công vụ
Cùng với những tiện ích mang lại cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân, việc sử dụng địa chỉ thư công vụ trên địa bàn tỉnh thời gian qua vẫn còn những hạn chế nhất định, đặc biệt là nguy cơ về bảo mật, an toàn, lộ lọt thông tin, bí mật nhà nước.
Do đó, để đảm bảo tính an toàn, bảo mật thông tin, nâng cao hiệu quả sử dụng thư điện tử công vụ trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, UBND tỉnh đã chỉ đạo các cơ quan, đơn vị, cá nhân thực hiện tốt Quy chế quản lý và sử dụng hệ thống thư điện tử trong hoạt động của cơ quan Nhà nước, các tổ chức đoàn thể trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn (ban hành tại Quyết định số 1352/2010/QĐ-UBND ngày 02/7/2010); đồng thời tuân thủ một số nguyên tắc cơ bản như sau:
Hạn chế tối đa việc truy cập hòm thư điện tử bằng máy tính không được đảm bảo an toàn.
Hạn chế tối đa việc sử dụng máy tính cá nhân truy cập hòm thư điện tử công vụ thông qua mạng Internet không quen thuộc như mạng không dây tại quán ăn, quán nước giải khát...
Không sử dụng hòm thư điện tử công vụ do cơ quan cấp vào mục đích cá nhân như đăng ký dịch vụ thương mại, dịch vụ trao đổi chia sẻ thông tin cá nhân.
Không đặt chế độ chuyển thư tự động từ hòm thư điện tử công vụ được cấp tới hòm thư khác không phải do các cơ quan nhà nước cấp.
Hạn chế sử dụng ứng dụng duyệt thư điện tử có sẵn trên các thiết bị di động như smartphone hoặc máy tính bảng để truy cập vào hòm thư điện tử công vụ được cấp.
Luôn chú ý cảnh giác với những thư điện tử có nội dung, nguồn gốc khả nghi và tiến hành kiểm tra và xử lý thư giả mạo…
Việc tăng cường sử dụng hộp thư công vụ trong giải quyết công việc của các cơ quan hành chính nhà nước, của mỗi cán bộ công chức, viên chức là một trong những giải pháp tích cực, góp phần từng bước thực hiện có hiệu quả hệ thống Chính quyền điện tử, đẩy mạnh công tác cải cách hành chính của địa phương trong thời gian tới./.
