Trong lộ trình hướng tới xây dựng chính quyền điện tử, việc ứng dụng CNTT phục vụ hoạt động quản lý, chỉ đạo điều hành của cơ quan Nhà nước các cấp trên địa bàn ngày càng được tỉnh quan tâm đẩy mạnh với các hệ thống ứng dụng CNTT được đầu tư theo mô hình tập trung tại Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh như: Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc; hệ thống thư điện tử công vụ; hệ thống một cửa, một cửa liên thông và dịch vụ công mức độ cao; Cổng Thông tin điện tử… Cùng với việc vận hành các hệ thống trên, nhu cầu trao đổi, luân chuyển văn bản trong các cơ quan Nhà nước ở tỉnh ngày càng tăng. Một vấn đề đặt ra là cần có giải pháp vừa bảo đảm an toàn thông tin, vừa bảo đảm xác thực tính chính xác nội dung thông tin được gửi nhận qua mạng. Với công nghệ phát triển như hiện nay, vấn đề này được giải quyết bằng nhiều giải pháp khác nhau, trong đó chữ ký số là một trong những giải pháp hiện đại, an toàn, hiệu quả nhất.
Tỉnh Bắc Kạn bắt đầu triển khai việc ứng dụng chữ ký số trong hoạt động của các cơ quan Nhà nước từ năm 2015 với mục tiêu đẩy mạnh ứng dụng chứng thực điện tử và chữ ký số chuyên dùng trong các giao dịch điện tử, từng bước thay thế các giao dịch truyền thống giữa các cơ quan nhà nước với người dân và các đơn vị trong, ngoài tỉnh. Từ đó giúp tăng năng suất xử lý công việc, giảm thời gian và chi phí dành cho các công việc liên quan đến văn bản giấy (in ấn, phát hành, lưu trữ…), nâng cao mức độ an toàn và bảo mật cho các giao dịch điện tử giữa các cơ quan quản lý hành chính nhà nước trên môi trường mạng internet. Đây cũng là một trong những giải pháp nhằm tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong cơ quan nhà nước; tăng cường trao đổi văn bản điện tử, giảm trao đổi văn bản giữa các cơ quan nhà nước, giữa cơ quan nhà nước và người dân, doanh nghiệp, thúc đẩy cải cách hành chính của tỉnh.
Với vai trò là cơ quan trực tiếp triển khai chữ ký số trên địa bàn, từ năm 2015, Sở Thông tin và Truyền thông đã tham mưu cho UBND tỉnh phối hợp với Ban Cơ yếu chính phủ triển khai việc cấp chứng thư số cho các tổ chức, cá nhân thuộc khối cơ quan Nhà nước của tỉnh.
Giao diện Trang Thông tin điện tử hỗ trợ triển khai ứng dụng chữ ký số trên địa bàn tỉnh
Bên cạnh đó, Sở đã xây dựng và đưa vào hoạt động Trang Thông tin điện tử hỗ trợ triển khai ứng dụng chữ ký số trên địa bàn tỉnh tại địa chỉ http://chukyso.ict-backan.gov.vn, cung cấp các thông tin liên quan đến việc triển khai ứng dụng chữ ký số bao gồm: Các văn bản quy định, tài liệu hướng dẫn, các biểu mẫu về đăng ký, gia hạn, khôi phục thiết bị lưu khoá bí mật, các phần mềm điều khiển và hỗ trợ cho việc ký số trên các ứng dụng.
Giai đoạn 2015 - 2018, tổng số 2.349 chứng thư số chuyên dùng (bao gồm 865 chứng thư số cho tổ chức và 1.484 chứng thư số cho cá nhân) đã được cấp cho các sở, ban, ngành, huyện, thành phố, Uỷ ban MTTQ và các đoàn thể của tỉnh. Trong đó tính riêng năm 2018, UBND tỉnh đã rà soát và đề nghị Ban Cơ yếu Chính phủ cấp tổng cộng 950 chứng thư số cho 422 tổ chức và 528 cá nhân. Trong quá trình sử dụng, việc thay đổi thông tin thuê bao, thu hồi chứng thư số… được thực hiện theo đúng quy định.
Để thuận tiện trong quá trình sử dụng, tỉnh Bắc Kạn đã tổ chức tích hợp chức năng ký số và chứng thực điện tử lên hệ thống thư điện tử công vụ, hệ thống phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc TD Office; hệ thống công báo điện tử. Trong đó, hệ thống TD Office cho phép người sử dụng thực hiện ngay thao tác ký số và xác thực chữ ký số trực tiếp trên phần mềm.
Ngay sau khi được cấp chứng thư số chuyên dùng, từ năm 2016, các đơn vị đã bắt đầu ứng dụng chữ ký số trong trao đổi văn bản điện tử nội bộ, đồng thời gửi nhận song song với bản giấy khi trao đổi với các cơ quan, đơn vị khác.
Đầu năm 2017, tỉnh thống nhất việc trao đổi văn bản điện tử có sử dụng chứng thư số chuyên dùng trên địa bàn tỉnh. Theo đó, một số loại văn bản được trao đổi hoàn toàn dưới dạng điện tử thông qua phần mềm QLVB&HSCV hoặc thư điện tử công vụ của tỉnh, gồm: Văn bản cung cấp thông tin, văn bản để biết, để báo cáo, để phối hợp; văn bản đăng ký làm việc; lịch làm việc; lịch công tác; thông báo; báo cáo tháng, quý, 06 tháng và các báo cáo theo yêu cầu; văn bản xin ý kiến góp ý; văn bản góp ý đối với các dự thảo; giấy mời họp, tài liệu phục vụ họp. Những văn bản còn lại được trao đổi song song với bản điện tử và bản giấy. Đến nay, các đơn vị cấp tỉnh, huyện đã ứng dụng khá đồng bộ và hiệu quả việc trao đổi văn bản điện tử theo quy định. Trong đó, với việc kết hợp quy trình xử lý văn bản trên phần mềm TD Office, nhiều đơn vị đã ban hành văn bản điện tử hoàn toàn gồm chữ ký điện tử của cả cá nhân lãnh đạo và tổ chức.
Với chứng thư số chuyên dùng được cấp cho tổ chức, hầu hết các đơn vị đã sử dụng để giao dịch với bảo hiểm xã hội và kê khai thuế điện tử… Việc ứng dụng chữ ký số chuyên dùng trong các giao dịch trên đã góp phần thực hiện lộ trình triển khai giao dịch điện tử hoàn toàn của các ngành BHXH và thuế. Văn phòng UBND tỉnh và Sở Giao thông - Vận tải cũng đã ứng dụng chữ ký số chuyên dùng để xác thực các hệ thống thông tin chuyên ngành (hệ thống cơ sở dữ liệu theo dõi của văn phòng Chính phủ với Văn phòng UBND tỉnh và hệ thống cấp giấy phép lái xe qua mạng).
Việc sử dụng chữ ký số trong giao dịch của cơ quan Nhà nước thời gian qua đã mang lại hiệu quả lớn trong việc rút ngắn thời gian và quy trình khi tạo lập văn bản in rồi ký tên, đóng dấu, chuyển sang quy trình số hóa hoàn toàn. Chữ ký số còn mang lại cho tổ chức nhiều lợi ích như: Tiết kiệm được chi phí giấy tờ, thời gian luân chuyển hoạt động quản lý công văn thư, thư điện tử, đồng thời còn góp phần đẩy nhanh các giao dịch qua mạng mà vẫn đảm bảo độ an toàn và bảo mật thông tin tuyệt đối.
Ứng dụng công nghệ thông tin vừa là động lực, yếu tố thúc đẩy quá trình cải cách hành chính, vừa là điều kiện để cải cách hành chính thành công. Phát triển chính phủ điện tử giúp đổi mới phương thức hoạt động của các cơ quan Nhà nước, tăng cường năng lực quản lý của chính quyền, giúp nắm bắt thông tin kịp thời, chính xác và đầy đủ để đưa ra các quyết định hành chính phù hợp. Trong đó, việc vận hành chữ ký số trong giao dịch của cơ quan Nhà nước sẽ nâng cao hiệu lực pháp luật, quản lý Nhà nước hiệu quả và minh bạch hơn, bên cạnh đó giúp cung cấp thông tin, dịch vụ tốt hơn cho người dân và doanh nghiệp trên địa bàn, góp phần xây dựng thành công chính quyền điện tử tỉnh Bắc Kạn trong tương lai./.
