Hiện nay, số hoá là điều tất yếu của mỗi doanh nghiệp. Các doanh nghiệp đều muốn cải thiện hoạt động văn phòng hoặc tăng cường trải nghiệm khách hàng, công nghệ thông tin thường sẽ đóng vai trò quan trọng trong từng giải pháp. Điều này cho thấy thay thế các hệ thống và quy trình lỗi thời bằng những hệ thống mới và hiệu quả hơn, đồng thời đưa nhân viên trong toàn bộ doanh nghiệp thích nghi với cách làm việc mới.
Tuy nhiên, việc chuyển đổi quy mô lớn có thể sẽ có những khó khăn. Một nghiên cứu chỉ ra rằng khoảng 70% cuộc chuyển đổi số thất bại, nhiều dự án vượt quá thời gian và ngân sách dự kiến. Việc này vẫn xảy ra mặc dù việc chuyển đổi số đã đứng đầu trong các chương trình nhiệm vụ của doanh nghiệp ít nhất là trong vòng một thập kỷ. Xu hướng này đã tăng tốc kể từ khi đại dịch, tạo ra sự thay đổi trên toàn cầu theo hướng làm việc kết hợp.
Nguồn: Raconteur.net
Vậy doanh nghiệp có thể làm gì để đảm bảo rằng việc nâng cấp công nghệ thông tin quy mô lớn có cơ hội thành công tốt nhất?
Theo Nishant Dwivedi, trưởng đại diện quốc gia của Wipro FullStride Cloud tại Vương Quốc Anh và Ireland, trong quá trình chuyển đổi số, các công ty hiếm khi gặp vấn đề về công nghệ, vấn đề là do các công ty thường không hiểu rõ về khía cạnh “con người” trong các dự án lớn. Ông cũng cho biết thêm: "Trong nhiều trường hợp, các nhà lãnh đạo dự án tập trung quá nhiều vào việc hỏi liệu họ có công nghệ và công cụ phù hợp để đạt được kết quả đúng hay không, nhưng không dành đủ thời gian để hỏi xem lực lượng lao động của họ đã tham gia vào tầm nhìn và hiểu tại sao cần thay đổi”, Dwivedi chia sẻ: "Chuyển đổi số là một hành trình và mọi người cần thời gian để thích nghi. Điều này cũng liên quan đến niềm tin và giao tiếp tốt. Nếu các quản lý cấp cao không truyền đạt được lợi ích của sự thay đổi, thì lực lượng lao động sẽ ít có khả năng tiếp nhận."
Mike Essex, trưởng phòng thực hành tài năng và thay đổi của Wipro tại châu Âu cho biết các công ty thường gặp khó khăn trong việc tìm nguồn nhân tài cần thiết cho các dự án công nghệ thông tin lớn do thiếu kỹ năng. Nhiều công ty cũng thất bại ở giai đoạn thực thi do lập kế hoạch kém.
Ông cũng nêu ra một vấn đề đo lường trong chuyển đổi số: "Công nghệ là thứ hữu hình, kết quả của nó rất dễ để đánh giá. Tuy nhiên, những thay đổi cần thiết về văn hóa làm việc để thực hiện các dự án công nghệ thông tin lớn lại rất khó để đánh giá". Ông chia sẻ thêm: "Nhiều tổ chức chỉ nhận ra giữa chừng dự án rằng họ gặp 'vấn đề về yếu tố con người’ và nhân viên không chấp nhận sự thay đổi. Tuy nhiên, đến lúc đó thì đã quá muộn."
Sắp xếp mục tiêu cho doanh nghiệp
Theo Dwivedi, mặc dù tỷ lệ thất bại cao, các doanh nghiệp không nên lo ngại trước triển vọng bắt đầu một cuộc chuyển đổi số quy mô lớn. Lợi ích của việc nâng cấp hệ thống kế thừa có thể là rất lớn, nhất là khi các doanh nghiệp tổ chức thực hiện một cách chiến lược và tích cực. Ông cho rằng, các nhà lãnh đạo phải nhìn vào toàn bộ doanh nghiệp của họ và xác định "sự chuyển đổi của họ sẽ như thế nào" như một điểm khởi đầu.
"Những gì họ muốn thực hiện liệu có thực sự phù hợp với mục tiêu kinh doanh không? Họ có đội ngũ và cấu trúc lãnh đạo phù hợp, và họ có các nhà lãnh đạo phù hợp để thực hiện sự thay đổi cần thiết không? Các doanh nghiệp cần phải đối mặt với thách thức ở điểm này. Chúng tôi thấy rằng giải pháp mà khách hàng muốn thực hiện sẽ không phải là giải pháp tốt nhất", Dwivedi chia sẻ.
Khi doanh nghiệp đã xác định được nhu cầu tổng quan của mình, cần phải lập kế hoạch rõ ràng về mục tiêu và sản phẩm đầu ra. Các doanh nghiệp lớn thường có một danh mục các chương trình chuyển đổi số được thực hiện đồng thời, vì vậy ở giai đoạn này, việc kiểm tra các dự án hiện có để tránh trùng lặp là hợp lý. "Việc có một chiến lược được viết đúng cách không có nghĩa là hướng đi của dự án sẽ không thay đổi, nhưng nó sẽ giảm thiểu nguy cơ xảy ra vấn đề sau này", Dwivedi cho biết.
Triển khai công nghệ phù hợp vẫn rất quan trọng trong bất kỳ dự án công nghệ thông tin nào và khách hàng cần xem xét các nhà cung cấp, chi phí và khả năng tích hợp và mở rộng trong tương lai. Kế hoạch sau đó cần được truyền đạt cho nhân viên, người sẽ đóng vai trò quan trọng trong việc thực hiện nó, công việc này có thể thách thức.
"Chìa khóa là sự đồng thuận trong lãnh đạo, đảm bảo rằng các quản lý cấp cao ủng hộ các mục tiêu của kế hoạch và truyền đạt hiệu quả các lợi ích trên toàn doanh nghiệp. Điều này bao gồm việc chia nhân viên thành từng nhóm và điều chỉnh các thông điệp dành cho họ”, Mike Essex chia sẻ.
Điều quan trọng là doanh nghiệp phải nói rõ lộ trình của cho thấy nhân viên và chuyển đổi số sẽ mang lại lợi ích cho họ và cho toàn bộ công ty. "Các quản lý cấp trung tự nhiên sẽ hỏi, "điều gì đang chờ tôi? Học tất cả những công nghệ mới này sẽ rất khó khăn." Nhưng khi bạn truyền đạt đúng cách, mọi thứ sẽ diễn ra tốt", Essex chia sẻ thêm.
Cũng theo Essex, một chương trình đào tạo và phát triển cũng cần được chuẩn bị và triển khai cho nhân viên về cách sử dụng các hệ thống mới. Với các nền tảng di động và trực tuyến, việc đào tạo có thể được chia thành các phần nhỏ, có nghĩa là nó sẽ không làm gián đoạn công việc của mọi người.
Đẩy mạnh hướng đi chung
Một bộ phận của doanh nghiệp nên được giao nhiệm vụ giám sát việc triển khai kế hoạch chuyển đổi số và theo dõi tiến độ của nó. Tuy nhiên, vì nhiều bên liên quan sẽ tham gia, từ tài chính đến công nghệ và bán hàng, do đó tất cả các bộ phận của doanh nghiệp cần nhận phản hồi thường xuyên về tình hình công việc. "Quản lý chương trình tốt sẽ giúp đảm bảo mọi người đều đang hướng về hướng đi chung. Điều này giảm thiểu khả năng kế hoạch bị chậm trễ và tối ưu hóa khả năng thành công", Dwivedi chia sẻ
Wipro đã giúp đỡ một số doanh nghiệp lớn mạnh trên thế giới trong việc xây dựng và thực hiện các cuộc nâng cấp công nghệ thông tin thành công. Trong cách tiếp cận của họ, tâm điểm là mong muốn cân bằng giữa yếu tố con người và quy trình. Cho thấy chuyển đổi số như một sự thay đổi đột ngột trong tư duy và văn hóa đòi hỏi sự thay đổi sâu sắc đối với thực hành kinh doanh, được chèo lái bởi lãnh đạo mạnh mẽ.
Dwivedi chỉ ra rằng, trong khi một số doanh nghiệp có thể muốn tránh những trở ngại của chuyển đổi số, điều đó đơn giản không phải là một lựa chọn trong nền kinh tế ưu tiên số hóa hiện tại. Ông chia sẻ thêm: "Không thích nghi có nghĩa là bạn rủi ro trở nên lạc hậu. Nhưng nếu tích cực điều chỉnh cách xử lý quá trình chuyển đổi, có thể có lợi."
Essex đồng tình và thêm rằng, với kế hoạch đúng đắn, có thể tránh được các rủi ro: "Khi một dự án chuyển đổi số quy mô lớn thành công,có thể sẽ tạo ra sự bất ngờ. Lợi ích lâu dài về mặt tăng trưởng cùng với sự hiệu quả sẽ mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp."
