Có thể thấy thời gian qua, dịch bệnh không chỉ làm thay đổi thói quen, nếp sinh hoạt của người dân mà còn làm thay đổi cả phương thức làm việc của các cơ quan hành chính Nhà nước. Sự thay đổi đó diễn ra theo hướng tích cực là tăng cường áp dụng hình thức làm việc qua mạng, tiếp nhận và giải quyết hồ sơ qua cổng dịch vụ công trực tuyến. Làm việc tại nhà hay bất cứ đâu trở nên bình thường hóa ở thời điểm dịch bệnh. Những “thuật ngữ” như: Họp trực tuyến, tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong công tác quản lý, điều hành và trao đổi thông tin; đẩy mạnh ứng dụng chữ ký số… trở nên gần gũi và quen thuộc hơn bao giờ hết.
Đợt giãn cách xã hội vào tháng 4 năm 2020 đã khiến các cơ quan Nhà nước trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn lần đầu tiên chuyển trạng thái làm việc trực tuyến. Tỉnh đã tổ chức cho cán bộ, công chức, viên chức sử dụng công nghệ thông tin để làm việc tại nhà, chỉ những trường hợp đặc biệt mới đến cơ quan xử lý tài liệu, trực cơ quan… Trong tình hình dịch bệnh diễn biến phức tạp, những điều này giúp nhà nước giảm được chi phí cho bộ máy, văn phòng phẩm, chi phí điện nước, người dân giảm được sự phiền hà, đỡ phải đi lại nhiều lần để làm thủ tục và còn biết được tiến độ giải quyết hồ sơ của mình. Đồng thời, cán bộ, công chức, viên chức các cơ quan của tỉnh đứng trước yêu cầu bắt buộc là cần tự học hỏi, nâng cao nhận thức, trau dồi kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm về lĩnh vực công nghệ thông tin để có thể sử dụng thành thạo các ứng dụng dùng chung của tỉnh phục vụ công việc hằng ngày.
Để đảm bảo các điều kiện về cơ sở hạ tầng và các ứng dụng công nghệ thông tin phục vụ làm việc qua mạng, Sở Thông tin và Truyền thông đã tăng cường chỉ đạo các doanh nghiệp viễn thông ổn định về hệ thống đường truyền, đồng thời chỉ đạo Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông duy trì hoạt động tốt Trung tâm tích hợp dữ liệu của tỉnh và các hệ thống phần mềm dùng chung để phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành, tác nghiệp của tất cả các cơ quan Nhà nước của tỉnh.
Đến nay, 100% các sở, ban, ngành, UBND các huyện, thành phố, xã, phường, thị trấn đã ứng dụng hiệu quả phần mềm Quản lý văn bản và Hồ sơ công việc vào chỉ đạo, điều hành công việc chuyên môn hằng ngày, đồng thời đã gửi, nhận văn bản điện tử liên thông 4 cấp chính quyền qua trục liên thông văn bản quốc gia. Tính từ tháng 01/2021 hết tháng 11/2021, toàn tỉnh đã có trên 2,6 triệu lượt gửi - nhận văn bản trên hệ thống, các văn bản được các đơn vị thực hiện ký số đúng quy định. Tỷ lệ trao đổi văn bản điện tử của tỉnh đạt 100% số văn bản (trong đó, có khoảng trên 90% văn bản chỉ gửi bản điện tử, khoảng trên 10% là các văn bản gửi song song bản điện tử và bản giấy theo quy định). Nhìn chung, việc sử dụng văn bản điện tử đã giúp các cơ quan, đơn vị, địa phương tiết kiệm thời gian, chi phí văn phòng phẩm và cước phí gửi văn bản, đặc biệt góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động quản lý, điều hành của các cơ quan nhà nước.
Số liệu thống kê trên phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc TD Office tính đến hết tháng 11/2021
Hệ thống thư điện tử công vụ (mail.backan.gov.vn) được Trung tâm Công nghệ thông tin và Truyền thông quản lý, vận hành thông suốt 24/24h đã hỗ trợ tốt công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo tỉnh và là công cụ trao đổi công việc giữa các cơ quan nhà nước cũng như giữa các cán bộ công chức viên chức, góp phần tích cực vào cải cách hành chính, xây dựng chính quyền điện tử của tỉnh. Đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức thường xuyên sử dụng thư điện tử công vụ để trao đổi công việc, gửi và nhận văn bản điện tử trên môi trường mạng, góp phần nâng cao hiệu quả công việc, tiết kiệm chi phí hành chính. Thư điện tử trong trao đổi công việc, gửi và nhận văn bản, tài liệu… đã trở thành phương tiện, công cụ ứng dụng không thể thiếu trong hoạt động công vụ của cán bộ, công chức, viên chức.
Phần mềm Một cửa điện tử, một cửa điện tử liên thông và dịch vụ công trực tuyến mức độ cao được các đơn vị duy trì sử dụng. Đến nay, tỷ lệ cung cấp dịch vụ công trực tuyến mức độ 3, 4 của tỉnh đã đạt 72%; tổng số dịch vụ công trực tuyến của tỉnh được tích hợp trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia là 935 dịch vụ.
Trong bối cảnh dịch Covid-19 vẫn đang diễn biến hết sức phức tạp thì đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, làm việc qua mạng, tránh tiếp xúc đông người là giải pháp được ưu tiên lựa chọn. Việc làm này vừa có thể đảm bảo an toàn phòng, chống dịch bệnh, đồng thời vẫn đáp ứng được yêu cầu, hiệu quả công việc. Các hệ thống phần mềm dùng chung được phát huy hiệu quả đã giúp toàn hệ thống chính trị của tỉnh hoạt động đồng bộ, tiết kiệm thời gian, nguồn lực và giúp công tác chỉ đạo, điều hành của chính quyền các cấp hiệu quả hơn trong phòng chống dịch.
Không chỉ là giải pháp ứng phó tức thời, ứng dụng công nghệ thông tin, làm việc qua mạng còn là xu hướng tất yếu, một lựa chọn tối ưu của xã hội số trong tương lai. Và để đáp ứng yêu cầu công việc, bên cạnh sự nỗ lực của các cơ quan quản lý, vận hành các phần mềm dùng chung, bản thân cán bộ, công chức, viên chức cần phải nỗ lực học hỏi nâng cao trình độ, kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin để có thể sử dụng hiệu quả các ứng dụng phục vụ công việc. Và yêu cầu tương tự cũng đặt ra với chính người dân - trung tâm phục vụ của chính quyền, bởi chỉ khi người dân thực sự có hiểu biết về các tiện ích và có mong muốn sử dụng dịch vụ công trực tuyến trong giao dịch với cơ quan Nhà nước thì khi đó sự hướng dẫn, hỗ trợ của các cấp chính quyền mới thật sự có hiệu quả, được người dân đồng tình ủng hộ, và khi đó bài toán nâng cao tỉ lệ sử dụng dịch vụ công trực tuyến trong giao dịch với cơ quan nhà nước trên địa bàn tỉnh mới tìm ra được lời giải hợp lý, qua đó đóng góp hiệu quả vào tiến trình chuyển đổi số của địa phương./.
