Theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành quy định tại Quyết định có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy. Quy định về việc gửi, nhận văn bản điện tử của Chính phủ có thể coi là bước đột phá mạnh mẽ vào tư duy giấy tờ kiểu cũ để tạo lập nền tảng cho những bước phát triển mới của Chính phủ điện tử.
Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, để thống nhất việc gửi, nhận văn bản điện tử, quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc của các cơ quan, tổ chức, Ủy ban nhân dân tỉnh Bắc Kạn đã ban hành văn bản hướng dẫn cụ thể các đơn vị, địa phương thực việc tiếp nhận, xử lý, phát hành và quản lý văn bản điện tử. Theo đó, Thủ trưởng các sở, ban, ngành, đoàn thể tỉnh, Chủ tịch UBND các huyện, thành phố, Chủ tịch UBND các xã, phường, thị trấn chỉ đạo và tổ chức thực hiện việc gửi, nhận văn bản điện tử; quy trình trao đổi, lưu trữ, xử lý tài liệu điện tử trong công tác văn thư, đảm bảo hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin để đáp ứng các chức năng cơ bản của hệ thống quản lý tài liệu điện tử trong quá trình xử lý công việc tại cơ quan, tổ chức mình quản lý.
Bắc Kạn đã đầu tư xây dựng hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc (Hệ thống TD-office), được triển khai sử dụng hoàn toàn trong công tác quản lý văn bản, xử lý hồ sơ, điều hành công việc tại các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh. Hệ thống đã được triển khai gửi - nhận văn bản liên thông với Chính phủ và các Bộ, ngành Trung ương trên Trục liên thông văn bản quốc gia. Hiện tại, toàn tỉnh có 627 cơ quan, đơn vị từ cấp tỉnh đến cấp xã tham gia vận hành hệ thống. 100% văn bản (không MẬT) trao đổi giữa các cơ quan, đơn vị từ cấp huyện trở lên đều được gửi bản điện tử có chữ ký số, trong đó có khoảng 80% văn bản chỉ gửi bản điện tử, 20% là các văn bản gửi song song bản điện tử và bản giấy theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12/7/2018 của Thủ tướng Chính phủ. Việc sử dụng văn bản điện tử đã giúp các đơn vị, địa phương tiết kiệm chi phí văn phòng phẩm và cước phí gửi văn bản, theo ước tính từ năm 2017 đến nay, số kinh phí tiết kiệm trung bình mỗi năm đạt trên 08 tỷ đồng, quan trọng hơn là giúp việc chỉ đạo, điều hành của các đơn vị nhanh, kịp thời, minh bạch và hiệu quả.
Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc được triển khai trên địa bàn tỉnh Bắc Kạn
đáp ứng yêu cầu gửi nhận văn bản điện tử
Từ năm 2015 đến nay, tỉnh Bắc Kạn đã cấp 3.229 chứng thư số chuyên dùng (gồm chứng thư số của tổ chức và cá nhân). Đồng thời, cơ quan chuyên môn đã thực hiện việc tích hợp chức năng ký số và xác thực điện tử trên 3 hệ thống dùng chung của tỉnh (Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc; Hệ thống công báo điện tử; Hệ thống thư điện tử công vụ của tỉnh) nhằm đảm bảo cho người dùng thực hiện được thao tác ký, xác thực chữ ký điện tử một cách thuận tiện. Chữ ký số chuyên dùng đã được các đơn vị sử dụng trong kê khai Bảo hiểm xã hội điện tử, kê khai thuế điện tử và thực hiện các giao dịch điện tử với Kho bạc Nhà nước.
Có thể nói, việc gửi nhận văn bản điện tử đã góp phần giảm đáng kể chi phí gửi, nhận văn bản giấy và thời gian gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan nhà nước, thay đổi tác phong, lề lối làm việc từ giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử, giúp nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian xử lý công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Đặc biệt, còn giúp lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, các sở, ban, ngành, Ủy ban nhân dân các huyện thành phố nắm được tình trạng xử lý văn bản, hồ sơ, công việc để có chỉ đạo kịp thời.
Ngoài ra, việc liên thông văn bản điện tử thông suốt từ Trung ương đến các cấp địa phương là cơ sở, nền tảng để triển khai kết nối, liên thông các hệ thống thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền các cấp, hình thành hệ thống Chính phủ điện tử kết nối thông suốt từ Trung ương đến địa phương. Qua đó nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, góp phần phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn. Đây cũng là cơ sở quan trọng, là nền tảng của một Chính phủ điện tử kết nối liên thông từ Trung ương đến địa phương./.
