Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” được Chính phủ phê duyệt tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 với mục tiêu quản lý thống nhất, bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước; nâng cao hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, tạo điều kiện thuận lợi cho người dân, doanh nghiệp trong việc tiếp cận và sử dụng tài liệu lưu trữ của các cơ quan nhà nước.
Ảnh minh họa
Để đạt được mục tiêu trên, Đề án của Chính phủ đưa ra các nhiệm vụ và giải pháp thực hiện như hoàn thiện hệ thống văn bản quy phạm pháp luật và văn bản hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ điện tử; xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại các cơ quan, đơn vị; xây dựng và thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành; hoàn thành việc tích hợp cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước theo lộ trình phù hợp; đảo đảm công bố dữ liệu đặc tả của tài liệu lưu trữ không thuộc danh mục hạn chế sử dụng trên môi trường mạng và số hóa tối thiểu 30% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có tần suất sử dụng cao tại các Lưu trữ lịch sử và Lưu trữ chuyên ngành phục vụ độc giả sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến…
Nhằm tổ chức thực hiện có hiệu quả các nhiệm vụ và giải pháp đề ra theo Đề án của Chính phủ, UBND tỉnh Bắc Kạn đã ban hành Kế hoạch triển khai thực hiện (Kế hoạch số 92/KH-UBND ngày 26/2/2021) với những nhiệm vụ trọng tâm: Xây dựng Hệ thống quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử; thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan; thực hiện lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Xây dựng Hệ thống quản lý văn bản, tài liệu lưu trữ điện tử
Theo đó, tỉnh Bắc Kạn sẽ tập trung hoàn thiện hệ thống quản lý văn bản, hồ sơ công việc; hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại các cơ quan, tổ chức đáp ứng yêu cầu lập, giao nộp, lưu trữ an toàn và tổ chức sử dụng hiệu quả tài liệu điện tử hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức; bảo đảm giải pháp tích hợp, kết nối liên thông để trích xuất, giao nhận hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Hoàn thiện Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử đáp ứng các yêu cầu của pháp luật và lưu trữ an toàn, tổ chức sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ điện tử tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Thực hiện lưu trữ điện tử tại Lưu trữ cơ quan
Trong giai đoạn tới, tỉnh sẽ thực hiện chỉnh lý toàn bộ tài liệu lưu trữ giấy còn tồn đọng của cơ quan, tổ chức đảm bảo số hóa tối thiểu 50% tài liệu lưu trữ không ở định dạng điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn, có tần suất khai thác sử dụng cao, có nguy cơ bị hư hỏng nặng và đảm bảo cho việc nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh theo đúng quy định. Tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ được tạo lập dạng điện tử theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử và lưu trữ điện tử (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác). Tối thiểu 90% Lưu trữ cơ quan thực hiện quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ trong môi trường mạng (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).
Bên cạnh đó, thực hiện trích xuất chuyển giao tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn được hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác).
Thực hiện lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Mục tiêu được tỉnh xác định tập trung thực hiện gồm: Thu thập tối thiểu 80% tài liệu lưu trữ điện tử có thời hạn bảo quản vĩnh viễn hình thành trong các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh trong thời hạn 03 năm kể từ khi tài liệu được tạo lập (trừ những trường hợp pháp luật có quy định khác). Tối thiểu 50% tài liệu lưu trữ giấy đang được bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh không thuộc danh mục tài liệu hạn chế sử dụng được số hóa, xây dựng dữ liệu đặc tả đáp ứng yêu cầu phục vụ độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ trực tuyến ở mức độ 4 và được tổ chức khai thác sử dụng trên môi trường mạng theo quy định của pháp luật về quản lý tài liệu lưu trữ điện tử.
Cùng với đó, bảo đảm cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh được tích hợp vào Hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu tài liệu lưu trữ điện tử Phông Lưu trữ nhà nước.
Đồng thời, xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ, công chức, viên chức thực hiện nhiệm vụ quản lý tài liệu lưu trữ điện tử và nghiệp vụ lưu trữ điện tử trong các cơ quan, tổ chức.
***
Thời gian qua, tỉnh Bắc Kạn đã có nhiều nỗ lực trong triển khai xây dựng chính quyền điện tử trên địa bàn, mang lại những lợi ích căn bản như: Làm tăng hiệu quả làm việc của các cơ quan và chính quyền các cấp; tính công khai, minh bạch trong hoạt động của các cơ quan quản lý nhà nước được nâng lên. Việc triển triển khai thực hiện Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020 - 2025” là một trong những điểm nhấn trong công tác số hóa tài liệu, góp phần vào lộ trình xây dựng thành công chính quyền điện tử của địa phương./.
