Giao diện phần mềm hồ sơ lưu trữ tích hợp với hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc
Xây dựng cơ sở dữ liệu, số hóa tài liệu tại các kho lưu trữ và Lưu trữ lịch sử tỉnh, tạo lập hệ thống lưu trữ điện tử dùng chung của toàn tỉnh là một trong những nhiệm vụ tỉnh Bắc Kạn ưu tiên tập trung thực hiện trong thời gian qua để khắc phục tình trạng việc quản lý tài liệu được thực hiện thủ công và lưu kho, công việc tìm kiếm làm mất nhiều thời gian công sức, thất lạc tài liệu, chi phí in ấn, giấy tờ, diện tích lưu kho cũng là một một con số không nhỏ... Cuối năm 2019, tỉnh Bắc Kạn đã triển khai thí điểm phần mềm quản lý hồ sơ lưu trữ tại Văn phòng UBND tỉnh và Sở Nội vụ. Hệ thống được tích hợp với phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để kết chuyển các hồ sơ văn bản phải lưu trữ theo quy định sang hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ điện tử. Sau một thời gian triển khai, với nhiều ưu điểm và tiện ích, trong 6 tháng đầu năm 2021, tỉnh Bắc Kạn đã triển khai nâng cấp, tích hợp Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ với Hệ thống quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại các sở, ban, ngành, tổ chức, đơn vị sự nghiệp công lập thuộc UBND tỉnh và UBND các huyện/thành phố. Qua đó, việc điện tử hóa các hồ sơ, tài liệu sẽ giúp việc lưu trữ, sắp xếp tài liệu trở nên khoa học, chuyên nghiệp và chặt chẽ hơn rất nhiều. Việc tìm kiếm, sử dụng và chia sẻ tài liệu cũng trở nên dễ dàng và nhanh chóng, chính xác hơn. Việc quản lý hồ sơ tài liệu, văn bản trên môi trường mạng đã giảm thiểu rất nhiều thời gian làm việc cho đội ngũ văn thư lưu trữ, tiết kiệm nhiều không gian lưu trữ văn bản do toàn bộ hồ sơ, tài liệu được scan lại và sắp xếp lưu trữ theo cách quản lý rất khoa học trên hệ thống máy tính chuyên dụng, an toàn và bảo mật.
Thực hiện chủ trương của Chính phủ về xây dựng cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức và người lao động, tỉnh Bắc Kạn đã đưa Hệ thống cơ sở dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức vào sử dụng từ tháng 12/2019 cho 169 đơn vị từ cấp tỉnh đến cấp xã trên địa bàn tỉnh (hiện tại còn 146 đơn vị sử dụng do sáp nhập, giải thể các đơn vị). Hệ thống tạo lập cơ sở dữ liệu, cho phép quản lý, thống kê, báo cáo dữ liệu liên quan đến cán bộ, công chức, viên chức và người lao động của tỉnh. Đây được coi giải pháp tổng thể được thiết kế và xây dựng áp dụng cho khối cơ quan Nhà nước. Qua đó giúp cho các cơ quan Nhà nước theo dõi quá trình công tác của mỗi cán bộ, công chức, viên chức từ khi bắt đầu vào cơ quan cho đến nghỉ hưu. Hệ thống giúp các đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ công chức, viên chức quản lý hồ sơ nhân sự hiệu quả, giảm chi phí, thời gian, công sức, thuận tiện trọng việc tra cứu tìm kiếm hồ sơ cán bộ công chức, viên chức. Hệ thống phần mềm có các chức năng phân quyền đến từng phòng, ban, CBCCCV được phép xem, sửa, xóa… đảm bảo tính bảo mật của hồ sơ.
Bên cạnh việc tập trung xây dựng các cơ sở dữ liệu về lưu trữ, về cán bộ công chức viên chức dùng chung cho toàn tỉnh, các hệ thống cơ sở dữ liệu chuyên ngành cũng được tập trung xây dựng nhằm đáp ứng yêu cầu lưu trữ thông tin của từng sở, ngành.
Từ năm 2012, tỉnh đã triển khai nhiệm vụ số hoá kho dữ liệu về tài nguyên và môi trường để phục vụ cho công tác quản lý nhà nước về tài nguyên và môi trường và để lưu trữ theo quy phạm, tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật, đảm bảo an toàn. Hiện nay, CSDL tiếp tục được mở rộng, cập nhật thường xuyên.
CSDL đất đai của 04/08 huyện, thành phố đã được đưa vào hoạt động gồm: Ngân Sơn, Chợ Đồn, Na Rì và thành phố Bắc Kạn. Các nghiệp vụ chuyên môn về quản lý đất đai được thao tác và xử lý trực tiếp trên phần mềm và thực hiện trên môi trường mạng. CSDL đất đai được đưa vào hoạt động đã phục vụ tốt công tác chỉnh lý biến động đất đai, cung cấp thông tin, dữ liệu đất đai nhanh gọn, chính xác. Hiện tại, tỉnh đang thực hiện việc khảo sát, lập thiết kế kỹ thuật - dự toán xây dựng CSDL đất đai đối với 04 huyện còn lại, dự kiến đến năm 2023 hoàn thành việc xây dựng CSDL đất đai của 08/08 huyện trên địa bàn tỉnh.
CSDL môi trường đã đưa vào hoạt động từ năm 2020, đáp ứng các yêu cầu quản lý, khai thác sử dụng, cập nhật dữ liệu môi trường; tạo lập được bộ cơ sở dữ liệu môi trường thống nhất từ việc chuẩn hóa, đồng bộ; kiểm soát ô nhiễm môi trường; phổ biến thông tin dữ liệu môi trường tỉnh Bắc Kạn đến nhiều đối tượng sử dụng; triển khai CSDL và Hệ thống tiếp nhận, quản lý số liệu quan trắc tự động, liên tục nước, khí thải trên địa bàn tỉnh để tiếp nhận thông tin dữ liệu môi trường từ các cơ sở sản xuất phục vụ công tác kiểm soát, giám sát môi trường kịp thời phát hiện ô nhiễm để có biện pháp xử lý, đồng thời truyền tải thông tin dữ liệu về Trung ương.
CSDL ngành giáo dục được tạo lập thông qua hệ thống phần mềm quản lý trường học (Vnedu). 100% các trường đã được điện tử hóa các loại sổ sách quản lý (kế hoạch dạy học, thời khóa biểu, sổ điểm, học bạ, sổ liên lạc, quản lý xét tốt nghiệp THCS, thi và xét tuyển sinh vào lớp 10, thi nghề phổ thông, thi chọn học sinh giỏi các cấp...) bằng phần mềm, giúp giảm thiểu được hồ sơ, sổ sách giấy, tạo lập được CSDL thông suốt trong ngành.
CSDL giấy phép lái xe được Sở Giao thông vận tải quản lý, kết nối liên thông, đồng bộ giữa các cơ sở đào tạo lái xe trên địa bàn tỉnh với Sở Giao thông vận tải các tỉnh, thành phố và Tổng Cục Đường bộ Việt Nam.
CSDL về giá do Sở Tài chính quản lý, giúp cải tiến quy trình nghiệp vụ, công bố giá, quản lý giá, giúp tăng cường tính hiệu lực trong công tác quản lý giá, công bố giá. Hệ thống quản lý được cơ sở dữ liệu tập trung, bảo đảm chính xác, đồng bộ, minh bạch, thống nhất, tiết kiệm, hiệu quả; công bố giá để cung cấp thông tin phục vụ quản lý nhà nước, cung cấp số liệu báo cáo Bộ Tài chính, các cơ quan có thẩm quyền.
CSDL hồ sơ quản lý sức khỏe điện tử người dân sau khi triển khai thí điểm tại huyện Ba Bể từ năm 2018 (tạo lập được hồ sơ sức khỏe điện tử của 38.732/57.940 người dân trên địa bàn huyện). Năm 2020, tỉnh đã triển khai mở rộng thông qua việc thuê dịch vụ công nghệ thông tin Hệ thống Quản lý hồ sơ sức khỏe toàn dân cho 129 đơn vị.
Ngoài ra, tỉnh đang triển khai xây dựng CSDL dùng chung về quy hoạch, được đồng bộ cập nhật trên CSDL quốc gia về quy hoạch do Bộ Xây dựng quản lý.
Trong thời gian tới, tỉnh sẽ triển khai diện rộng việc số hóa dữ liệu, trước mắt tập trung số hóa dữ liệu về thành phần hồ sơ và kết quả giải quyết thủ tục hành chính còn hiệu lực. Bên cạnh đó, tiếp tục xây dựng và cập nhật các cơ sở dữ liệu cốt lõi, quan trọng để tạo nền tảng phát triển chính quyền điện tử. Đồng thời, khai thác hiệu quả cơ sở dữ liệu để triển khai các ứng dụng, dịch vụ phục vụ công dân, doanh nghiệp và phục vụ công tác quản lý điều hành./.
