Phần mềm hồ sơ lưu trữ điện tử được xây dựng với sự tham khảo nghiệp vụ của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước. Hệ thống được triển khai trên giao diện web, đồng thời tích hợp với các phần mềm Quản lý văn bản và HSCV, phần mềm quản lý Hộ tỉnh, Hệ thống thư điện tử, nhờ đó người dùng có thể dễ dàng kết chuyển dữ liệu sang hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ.
Phần mềm hồ sơ lưu trữ có các chức năng cơ bản như: Cập nhật hồ sơ, tài liệu văn bản đưa vào lưu trữ; quản lý phông lưu trữ; quản lý mục lục hồ sơ, mục lục tài liệu; quản lý độc giả, quản lý khai thác tài liệu trực tuyến; tra cứu tài liệu; kết xuất báo cáo, thống kê. Nhờ đó, phần mềm đáp ứng tốt công tác quản lý hồ sơ lưu trữ và hình thành được cơ sở dữ liệu về hồ sơ lưu trữ điện tử đáp ứng yêu cầu sử dụng và đúng quy định tại Thông tư 02/2019/TT-BNV ngày 24/01/2019 của Bộ Nội vụ.
Tại Kế hoạch số 85/KH-UBND ngày 23/2/2021 của UBND tỉnh Bắc Kạn về công tác văn thư, lưu trữ năm 2021 xác định một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công tác văn thư lưu trữ năm 2021 là: Hoàn thiện, tích hợp Hệ thống quản lý tài liệu lưu trữ điện tử (Hệ thống quản lý hồ sơ lưu trữ) tại các cơ quan, tổ chức đảm bảo thực hiện bảo quản an toàn, tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu điện tử; trích xuất giao nộp hồ sơ, tài liệu điện tử có giá trị bảo quản vĩnh viễn vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Để thực hiện nhiệm vụ này, từ tháng 8/2021, Sở Thông tin và Truyền thông - Trực tiếp là Trung tâm CNTT&TT tỉnh đã xây dựng kế hoạch tập huấn sử dụng Phần mềm hồ sơ lưu trữ cho các cơ quan, đơn vị trên địa bàn toàn tỉnh. Tuy nhiên, thực hiện công tác phòng chống dịch Covid-19 theo quy định, Sở Thông tin và Truyền thông không tổ chức các lớp tập huấn tập trung, thay vào đó chuyển tài liệu hướng dẫn sử dụng cho các đơn vị và hỗ trợ, hướng dẫn người dùng từ xa.
Tài liệu hướng dẫn được xây dựng chi tiết giúp người dùng có thể dễ dàng nghiên cứu và sử dụng. Các môđun được thiết kế riêng cho đối tượng người dùng, là văn thư cơ quan hay lãnh đạo/chuyên viên. Các thao tác để chuyển từ hồ sơ công việc đã kết thúc từ phần mềm QLVB&HSCV sang phần mềm lưu trữ rất dễ thực hiện. Hồ sơ sau khi được lưu trữ có thể dễ dàng tìm kiếm trên hệ thống theo danh mục phân loại; có thể thêm/xóa tài liệu, in mục lục văn bản; tra cứu, mượn hồ sơ phục vụ nghiên cứu, tổng hợp…
Công chức Sở Xây dựng thao tác với phần mềm hồ sơ lưu trữ điện tử
Hiện nay, các sở ngành, UBND cấp huyện đã và đang chủ động triển khai phần mềm hồ sơ lưu trữ trong thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan cũng như hoạt động nghiệp vụ của khối chuyên viên, công chức các đơn vị. Với việc sử dụng phần mềm hồ sơ lưu trữ tích hợp với các phần mềm dùng chung hiện có, các tài liệu lưu trữ được số hóa một cách nhanh chóng, thuận tiện, dễ dàng cho việc tìm kiếm, tổng hợp, theo dõi hồ sơ tài liệu; đảm bảo có các bản sao lưu dự phòng để lưu trữ bản gốc…
Việc nhân rộng phần mềm hồ sơ lưu trữ điện tử trong các cơ quan, đơn vị trong thời gian tới sẽ góp phần thực hiện thành công nhiệm vụ mà UBND tỉnh đã xác định trong công tác văn thư lưu trữ thời gian tới, đó là: Thực hiện số hóa tài liệu lưu trữ, nộp lưu tài liệu và tích hợp dữ liệu theo lộ trình quy định tại Quyết định số 458/QĐ-TTg ngày 03/4/2020 của Thủ tướng Chính phủ về phê duyệt Đề án “Lưu trữ tài liệu điện tử của các cơ quan nhà nước giai đoạn 2020-2025”./.
