Ngày 8/4/2020, Chính phủ ban hành Nghị định số 45/2020/NĐ-CP quy định về thực hiện TTHC trên môi trường điện tử. Dịch vụ chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là một trong những nội dung quan trọng được quy định tại Điều 3 của nghị định trên và được triển khai thực hiện trên toàn quốc từ ngày 1/7/2020.
Theo đó, chứng thực bản sao điện tử từ bản chính là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính dạng văn bản giấy để chứng thực bản sao bằng hình thức điện tử là đúng với bản chính. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính dạng văn bản giấy theo quy định tại Nghị định 45 có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.
Hiện nay, tư pháp - hộ tịch là lĩnh vực phát sinh hồ sơ nhiều nhất trong các lĩnh vực hành chính. Trong đó, nhu cầu về chứng thực, công chứng giấy tờ của người dân rất lớn, hầu hết hồ sơ đều kèm theo rất nhiều loại giấy tờ cần chứng thực. Mỗi lần giải quyết TTHC cần bản sao chứng thực của một số giấy tờ như chứng minh nhân dân, sổ hộ khẩu, giấy khai sinh, bằng cấp… người dân đều phải đến bộ phận “một cửa” của UBND nơi cư trú để thực hiện. Điều này không chỉ làm phát sinh chi phí cho người dân mà còn gia tăng áp lực công việc cho các cơ quan thực hiện chứng thực. Vì vậy, khi thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên môi trường điện từ sẽ giúp ích rất nhiều cho người dân, doanh nghiệp bởi chỉ cần làm một lần nhưng dùng được nhiều lần. Với cách làm này, người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các TTHC đã được cung cấp trên môi trường điện tử. Một bản sao chứng thực điện tử hoàn toàn có thể được công dân sử dụng cho nhiều bộ hồ sơ trực tuyến khác nhau (thay vì mỗi bộ hồ sơ phải có một văn bản chứng thực riêng), do vậy tiết kiệm được rất nhiều về công sức, thời gian, chi phí.
Bên cạnh đó, đây cũng là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong cải cách TTHC, đẩy mạnh sử dụng dịch vụ công, giúp tiết kiệm chi phí in, công chứng giấy tờ khi cần giải quyết TTHC.
Từ ngày 15/7/2021, Bắc Kạn chính thức triển khai dịch vụ chứng thực bản sao điện tử trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia. Bản sao điện tử được chứng thực từ bản chính có giá trị sử dụng thay cho bản chính đã dùng để đối chiếu chứng thực trong các giao dịch. Người dân, doanh nghiệp có thể thực hiện trực tuyến hoàn toàn đối với đa số các thủ tục hành chính đã được cung cấp trên môi trường điện tử, loại bỏ tình trạng phải nộp bản sao chứng thực/xuất trình bản giấy để xác minh lại hồ sơ hiện nay.
Thủ tục chứng thực bản sao điện tử từ bản chính trên Cổng Dịch vụ công Quốc gia
Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh, Sở Tư pháp đã ban hành các văn bản theo dõi, đôn đốc việc triển khai thực hiện. Đồng thời nhằm hỗ trợ nâng cao kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính, đồng thời kịp thời giải đáp các vướng mắc phát sinh cho đội ngũ công chức tư pháp - hộ tịch cấp huyện và cấp xã trên địa bàn tỉnh, Sở Tư pháp đã tổ chức 04 lớp tập huấn nghiệp vụ trong tháng 9 năm 2021 theo Kế hoạch số 138/KH-STP ngày 19/4/2021. Bên cạnh đó, thường xuyên trực tiếp hướng dẫn công chức tư pháp - hộ tịch thực hiện, các trường hợp phát sinh vướng mắc đã phối hợp, hướng dẫn liên hệ với các cơ quan, đơn vị có liên quan kịp thời khắc phục đảm bảo thực hiện.
Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh và hướng dẫn của Sở Tư pháp, UBND các huyện, thành phố đã ban hành văn bản về việc triển khai thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính đến UBND các xã, phường, thị trấn theo quy định. UBND cấp xã đã thực hiện đăng ký tài khoản trên Cổng Dịch vụ công quốc gia và đăng ký phân quyền tài khoản thực hiện chứng thực bản sao điện tử từ bản chính với Sở Thông tin và Truyền thông. Đồng thời, bố trí công chức tư pháp - hộ tịch đã được tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ chứng thực phụ trách công tác chứng thực tại cơ quan đơn vị.
Tính đến hết năm 2021, trên địa bàn tỉnh đã có 48 đơn vị cấp xã thực hiện hoàn thành 246 hồ sơ yêu cầu chứng thực bản sao điện tử từ bản chính. Trong 6 tháng đầu năm 2022, các đơn vị, địa phương đang nỗ lực thực hiện với mục tiêu tăng tỉ lệ dịch vụ này.
Để triển khai hiệu quả chứng thực điện tử cần có những yêu cầu nhất định về cơ sở vật chất, con người. Trước hết là trang bị đồng bộ hệ thống trang thiết bị chuyên dùng như: máy tính, hạ tầng mạng, chứng thư số, máy scan tốc độ cao. Đi cùng với trang thiết bị là khả năng sử dụng công nghệ thông tin trong giải quyết công việc của đội ngũ cán bộ, công chức trực tiếp thực hiện.
Đối với tỉnh Bắc Kạn, cơ sở vật chất còn nhiều khó khăn. Bên cạnh đó, một trong những yêu cầu khi thực hiện dịch vụ này là công dân phải có tài khoản Dịch vụ công quốc gia, nhưng một trong những khó khăn đặc thù của tỉnh miền núi hiện nay là vẫn còn đa số người dân không quen dùng hoặc ít hiểu biết về công nghệ.
Để những tiện ích về chứng thực bản sao điện tử thực sự phát huy hiệu quả, bên cạnh sự quan tâm đầu tư về hạ tầng công nghệ thông tin, rất cần sự vào cuộc tích cực của các đơn vị, địa phương trong việc đẩy mạnh tuyên truyền, hướng dẫn để người dân dễ dàng tiếp cận, sử dụng, hưởng lợi từ những tiện ích mà dịch vụ này đem lại./.
