Bỏ sổ hộ khẩu giấy là bỏ hình thức quản lý dữ liệu cư trú bằng sổ sách, giấy tờ. Thay vào đó, cơ quan chức năng sẽ quản lý thông tin cư trú của người dân bằng phương thức điện tử như: Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư, ứng dụng VNeID - định danh điện tử.
Như vậy, từ 1/1/2023, người dân không phải xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy khi thực hiện các thủ tục hành chính. Đồng thời, người dân, cơ quan chức năng sẽ khai thác, sử dụng thông tin về cư trú trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư. Việc bỏ sổ hộ khẩu giấy mà thay vào đó là phương thức quản lý hoàn toàn mới trên môi trường số, điện tử không chỉ có ý nghĩa lớn lao trong cải cách hành chính phục vụ Nhân dân mà sẽ làm thay đổi cả tư duy, nhận thức của lãnh đạo, hệ thống quản lý, chính quyền, cán bộ các cấp trong quản lý hành chính.
Cụ thể, sử dụng căn cước công dân (CCCD) gắn chíp điện tử là giấy tờ pháp lý chứng minh thông tin về cá nhân, nơi thường trú; sử dụng thiết bị đọc mã QRCode trên thẻ CCCD gắn chíp; sử dụng thiết bị đọc chíp trên thẻ CCCD. Tra cứu, khai thác thông tin cá nhân trực tuyến trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư qua Cổng dịch vụ công để sử dụng khi thực hiện thủ tục hành chính, dịch vụ hành chính công và các giao dịch dân sự.
Nhà nước vẫn duy trì quản lý cư trú bằng phương thức hộ khẩu, chỉ là thay thế hình thức quản lý bằng phần mềm CNTT hiện đại, hiệu quả hơn. Do đó, người dân vẫn cần làm thủ tục đăng ký thường trú, tạm trú, khai báo tạm vắng, thông báo lưu trú như trước. Hình thức quản lý cư trú bằng CNTT nghĩa là khi công dân thực hiện các thủ tục hành chính về đăng ký cư trú như: thường trú, tạm trú, tạm vắng, lưu trú… thì các thông tin cá nhân cơ bản, thông tin về cư trú của công dân sẽ được cập nhật vào hệ thống Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư; thay thế việc viết tay và cung cấp sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy.
Theo Nghị định 104/2022/NĐ-CP về sửa đổi Nghị định liên quan đến việc nộp, xuất trình sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy khi thực hiện thủ tục hành chính, cung cấp dịch vụ công, từ ngày 01/01/2023, người dân có thể dùng một trong các loại giấy tờ sau đây để chứng minh thông tin cư trú thay vì sử dụng sổ hộ khẩu: Thẻ Căn cước công dân; Chứng minh nhân dân; Giấy xác nhận thông tin về cư trú; Giấy thông báo số định danh cá nhân và thông tin công dân trong Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư.
Theo quy định tại Điều 17 Thông tư 55/2021/TT-BCA thì công dân có thể yêu cầu xác nhận thông tin về cư trú bằng một trong hai cách thức sau: Trực tiếp đến cơ quan đăng ký cư trú trong cả nước không phụ thuộc vào nơi cư trú của công dân; gửi yêu cầu xác nhận thông tin về cư trú qua Cổng dịch vụ công quốc gia, Cổng dịch vụ công Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú.
Ngoài ra, thời hạn của giấy xác nhận nơi cư trú được quy định tại khoản 2 Điều 17 Thông tư 55/2021/TT-BCA như sau: Xác nhận thông tin về cư trú có giá trị 06 tháng kể từ ngày cấp đối với trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 19 Luật Cư trú xác nhận về việc khai báo cư trú. Xác nhận thông tin về cư trú có giá trị 30 ngày kể từ ngày cấp đối với trường hợp xác nhận thông tin về cư trú. Trường hợp thông tin về cư trú của công dân có sự thay đổi, điều chỉnh và được cập nhật trong Cơ sở dữ liệu về cư trú thì xác nhận thông tin về cư trú hết giá trị kể từ thời điểm thay đổi.
Việc không còn sử dụng sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy chuyển sang quản lý thông tin công dân bằng CNTT sẽ giúp người dân thuận lợi hơn khi thực hiện các thủ tục hành chính, giao dịch dân sự. Cơ quan chức năng sẽ căn cứ vào mã số định danh cá nhân/căn cước công dân, truy cập vào Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư để tra cứu thông tin, xác thực và khai thác thông tin công dân để thực hiện tiếp nhận thủ tục hành chính mà không yêu cầu công dân phải cung cấp nhiều loại giấy tờ khác như trước, giúp quá trình giải quyết thủ tục nhanh chóng và hiệu quả.
Mỗi công dân có một mã số định danh cá nhân riêng thể hiện đầy đủ thông tin liên quan về: nơi đăng ký khai sinh, giới tính, năm sinh. Đối với trẻ sơ sinh khi chào đời đều được cấp mã số định danh cá nhân trên giấy khai sinh. Đây là cơ sở ban đầu để cơ quan nhà nước xác thực danh tính công dân và làm tiền đề để công dân thực hiện các thủ tục hành chính, đặc biệt là thủ tục đăng ký thường trú.
Bỏ sổ hộ khẩu, sổ tạm trú giấy hoàn toàn không ảnh hưởng đến việc thực hiện các thủ tục đăng ký thường trú, tạm trú. Đối với thủ tục đăng ký thường trú: Người dân chỉ cần chuẩn bị giấy tờ, tài liệu chứng minh việc sở hữu chỗ ở hợp pháp như: Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản khác gắn liền với đất; văn bản đồng ý của chủ sở hữu hợp pháp đồng ý cho thuê, cho mượn, cho ở nhờ... để chứng minh nơi cư trú hợp pháp. Thủ tục đăng ký thường trú được thực hiện trực tiếp tại công an cấp xã, công an cấp huyện nơi không có đơn vị hành chính cấp xã. Người dân còn có thể nộp hồ sơ trực tuyến qua các cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến như: Trực tuyến tại Cổng dịch vụ công qua Cổng dịch vụ công quốc gia, hoặc qua Cổng dịch vụ công Bộ Công an, Cổng dịch vụ công quản lý cư trú.
Đối với thủ tục đăng ký tạm trú, người dân chuẩn bị giấy tờ, tài liệu chứng minh chỗ ở hợp pháp (như hợp đồng thuê nhà, mua nhà...) để làm thủ tục tại công an cấp xã nơi mình dự kiến tạm trú. Ngoài ra, người dân cũng có thể làm thủ tục đăng ký tạm trú online qua các cổng cung cấp dịch vụ công trực tuyến.
Chuyển đổi số phải lấy người dân, doanh nghiệp làm trung tâm phục vụ. Chuyển đổi số chính là chuyển đổi về tư duy, nhận thức, chuyển phương thức làm việc thủ công sang hiện đại, môi trường số, điện tử. Muốn chuyển đổi số thành công thì tư duy, nhận thức của người đứng đầu các bộ, ngành, địa phương phải thật sự được “chuyển đổi”. Hiện nay, các tỉnh thành trên cả nước, trong đó có Bắc Kạn đang đẩy mạnh triển khai Đề án 06 phát triển ứng dụng dữ liệu dân cư, định danh và xác thực điện tử phục vụ chuyển đổi số quốc gia giai đoạn 2022 - 2025, tầm nhìn đến 2030, đây được coi là một trong những “chìa khóa” quan trọng nhất giúp hội nhập và phát triển cùng thế giới trong cuộc cách mạng công nghiệp 4.0./.
