Đây là một trong những bước đi mạnh mẽ nhằm đẩy nhanh tiến độ xây dựng Chính quyền điện tử tỉnh Bắc Kạn theo đúng chỉ đạo tại Nghị quyết 36a/NĐ-CP của Chính phủ; Nghị quyết số 17/NQ-CP ngày 17/3/2019 của Chính phủ về một số nhiệm vụ, giải pháp trọng tâm phát triển Chính phủ điện tử giai đoạn 2019 - 2020, định hướng đến 2025, góp phần đổi mới lề lối, cách thức làm việc và cải cách thủ tục hành chính (TTHC) trong các cơ quan nhà nước, hướng tới nền hành chính hiện đại, không giấy tờ.
Nếu như trước đây văn bản từ Trung ương xuống địa phương hay văn bản từ địa phương lên Trung ương phải mất nhiều ngày, sử dụng lượng giấy và chi phí tốn kém thì nay với việc gửi, nhận điện tử, văn bản đến chỉ trong vài giây và hoàn toàn có thể kiểm soát được đường đi, quá trình xử lý văn bản. Theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng 7 năm 2018 của Thủ tướng Chính phủ về việc gửi, nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước, tất cả các văn bản điện tử thuộc thẩm quyền ban hành và giải quyết của cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước phải được gửi, nhận qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành, trừ trường hợp Bên gửi hoặc Bên nhận chưa đáp ứng các yêu cầu về hạ tầng kỹ thuật, công nghệ, an toàn thông tin, giải pháp kết nối, liên thông để gửi, nhận văn bản điện tử.
Văn bản điện tử đã ký số theo quy định của pháp luật được gửi, nhận thông qua hệ thống quản lý văn bản và điều hành có giá trị pháp lý tương đương văn bản giấy và thay cho việc gửi, nhận văn bản giấy. Văn bản điện tử phải được bảo đảm tính xác thực về nguồn gốc, sự toàn vẹn, an toàn thông tin, dữ liệu trong quá trình gửi, nhận, xử lý và lưu trữ. Văn bản điện tử phải được gửi ngay trong ngày văn bản đó ký ban hành, chậm nhất là trong buổi sáng của ngày làm việc tiếp theo. Văn bản điện tử đến sau khi được tiếp nhận, nếu bảo đảm giá trị pháp lý phải được xử lý kịp thời, không phải chờ văn bản giấy (nếu có).
Việc Chính phủ ban hành Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg đã thúc đẩy các cơ quan hành chính nhà nước đổi mới phương thức hoạt động, thay vì tư duy quản lý kiểu cũ dựa trên giấy tờ, “giấy trắng, mực đen”, để tiếp cận nền hành chính hiện đại, thông minh theo xu thế của thế giới, từ đó tạo lập nền tảng cho những bước phát triển mới của Chính phủ điện tử.
Thực hiện Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg, Sở Thông tin và Truyền thông đã tích cực tham mưu, đề xuất với UBND tỉnh chỉ đạo quyết liệt việc xây dựng hệ thống điện tử thông suốt, kết nối và liên thông văn bản điện tử, dữ liệu điện tử 4 cấp từ Trung ương đến cấp tỉnh, huyện, xã.
Hệ thống Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc của Bắc Kạn
đáp ứng yêu cầu gửi nhận văn bản điện tử liên thông
Quá trình thực hiện có nhiều thuận lợi bởi Bắc Kạn đã có nền tảng triển khai Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại các đơn vị cấp tỉnh, cấp huyện thuộc khối chính quyền từ năm 2010. Đến năm 2017, tỉnh triển khai mở rộng Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc tại tất cả các đơn vị cấp tỉnh, huyện, xã thuộc cả 3 khối Đảng, chính quyền, đoàn thể. Tháng 6/2020, tỉnh đã hoàn thành việc nâng cấp Hệ thống Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc đáp ứng yêu cầu về việc gửi nhận văn bản điện tử và xử lý hồ sơ công việc trên môi trường mạng theo quy định tại Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính Phủ. Đến nay, trên địa bàn tỉnh có 621 đơn vị sử dụng phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc. 100% văn bản (không mật) trao đổi giữa các cơ quan đơn vị đều được gửi nhận trên hệ thống phần mềm, trong đó có khoảng 80% văn bản chỉ gửi bản điện tử và được gắn chữ ký số chuyên dùng.
Được triển khai từ năm 2016, đến nay, tỉnh Bắc Kạn đã cấp 3.854 chứng thư số cho các tổ chức, cá nhân thuộc các cơ quan Nhà nước, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể của tỉnh; thực hiện tích hợp chức năng ký số và xác thực trên 03 hệ thống phần mềm dùng chung của tỉnh (gồm: Phần mềm Quản lý văn bản và hồ sơ công việc, hệ thống thư điện tử công vụ, hệ thống công báo điện tử của tỉnh). UBND tỉnh đã ban hành quy chế quản lý và sử dụng chữ ký số, chứng thư số chuyên dùng trong các cơ quan nhà nước, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc và các đoàn thể tỉnh Bắc Kạn.
Năm 2019, Phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc của tỉnh được kết nối, liên thông qua Trục liên thông văn bản quốc gia phục vụ gửi, nhận văn bản điện tử. Việc gửi nhận văn bản được triển khai nhanh chóng, thuận lợi, bảo đảm kiểm soát, phân rõ người, rõ việc trong quá trình giải quyết công việc, tiết kiệm được chi phí, rút ngắn thời gian thực thi công vụ… Theo thống kê trên hệ thống từ ngày 01/01/2020 đến ngày 27/8/2020, số lượng văn bản điện tử gửi nhận qua Trục liên thông văn bản quốc gia là 10.189 (gửi: 2.696; nhận: 7.493); số lượng văn bản điện tử gửi nhận giữa các cơ quan trong tỉnh: 1.342.412 (gửi: 248.398; nhận: 1.094.014).
Hiện nay, toàn bộ công tác tham mưu, xử lý văn bản đều được thực hiện điện tử theo một quy trình khép kín từ khâu tiếp nhận, xử lý, phối hợp xin ý kiến, trình các cấp thẩm quyền đến khâu phát hành văn bản, có thể xử lý công việc mọi lúc, mọi nơi, góp phần rút ngắn thời gian, hỗ trợ hiệu quả quá trình giải quyết công việc của lãnh đạo các cấp. Các cơ quan, đơn vị trên địa bàn tỉnh đã sử dụng tốt chữ ký số thông qua các ứng dụng dùng chung của tỉnh như: Gửi nhận văn bản điện tử tích hợp chữ ký số thông qua phần mềm QLVB&HSCV; hệ thống thư điện tử công vụ tỉnh. Văn phòng Đoàn ĐBQH, HĐND&UBND tỉnh đã triển khai thực hiện ký số các văn bản điện tử gửi, nhận trên Trục liên thông văn bản Quốc gia (trừ văn bản mật) với các Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ; với các sở, ban, ngành, đoàn thể, UBND cấp huyện (trừ văn bản mật). 100% đơn vị cấp sở, cấp huyện đã triển khai đồng bộ hệ thống phần mềm QLVB&HSCV, đảm bảo kết nối liên thông văn bản 4 cấp từ Trung ương đến tỉnh, xã; triển khai gửi, nhận văn bản điện tử có ký số của các Bộ, Ngành và thực hiện các giao dịch điện tử như: Kê khai thuế, kê khai BHXH…
Việc gửi nhận văn bản điện tử giữa các cơ quan trong hệ thống hành chính nhà nước góp phần giảm đáng kể chi phí gửi, nhận văn bản giấy và thời gian gửi, nhận văn bản giữa các cơ quan nhà nước, thay đổi tác phong, lề lối làm việc từ giải quyết công việc dựa trên giấy tờ sang giải quyết công việc trên môi trường điện tử, giúp nâng cao năng suất lao động, giảm thời gian xử lý công việc, nâng cao chất lượng, hiệu quả hoạt động của các cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp ngày càng tốt hơn; giúp lãnh đạo các địa phương biết được tình trạng xử lý văn bản, hồ sơ, công việc để có chỉ đạo kịp thời. Ngoài ra, việc liên thông văn bản điện tử thông suốt từ Trung ương đến các cấp địa phương là cơ sở, nền tảng để triển khai kết nối, liên thông các hệ thống thông tin phục vụ sự chỉ đạo, điều hành của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và chính quyền các cấp, hình thành hệ thống Chính phủ điện tử kết nối thông suốt từ Trung ương đến địa phương.
Trong thời gian tới, Sở TT&TT sẽ tích cực tham mưu giúp UBND tỉnh quản lý, duy trì, vận hành hệ thống QLVB&HSCV đảm bảo hoạt động ổn định, duy trì kết nối với Trục liên thông văn bản Quốc gia, phục vụ tốt việc gửi, nhận văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước; tăng cường công tác tuyên truyền, đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng văn bản điện tử trong giải quyết công việc. Đồng thời, tham mưu xây dựng, hoàn thiện cơ sở dữ liệu đảm bảo kết nối liên thông, chia sẻ dữ liệu của tỉnh với nền tảng tích hợp, chia sẻ dữ liệu Quốc gia; xây dựng, nâng cấp hoàn thiện các hệ thống thông tin, cơ sở dữ liệu chuyên ngành phục vụ liên thông gửi, nhận văn bản điện tử...
